Material Base de Gerencia Cultural

COMPONENTE GERENCIA CULTURAL

Introducción

Todas y todos nos hemos enfrentado a diario con la incertidumbre de tomar decisiones sobre la mejor vía a tomar para la solución de múltiples problemas, hemos hecho preguntas en relación a que recursos utilizar (muchas veces escasos) para el adecuado logro de las metas y objetivos planteados. A lo anterior, habría que agregarle el hecho que a menudo disponemos de un tiempo limitado, convirtiendo a esta y otras variables en obstáculos que nos obligan a seleccionar estrategias y metodologías que nos conduzcan a resultados exitosos.

Con base en lo antes expuesto, y con el propósito de ayudarles en la realización eficaz, eficiente y efectiva de sus aspiraciones colectivas, hemos elaborado este componente formativo donde compartiremos subprocesos administrativos aplicables a la Gerencia Cultural, como herramientas valiosas, cuya aplicación sistemática, disciplinada y diligente, servirá de orientación para la construcción compartida de grupos de desarrollo cultural bien organizados, con clara visión, sinérgicos y proactivos .

¿Qué es la Gerencia Cultural?
Es la aplicación de procesos de administración aplicados en el ámbito cultural con la intención de lograr objetivos y/o metas.

¿Qué es un Gerente?
Personal de una organización que tiene autoridad para tomar decisiones que comprometen a la misma.

Por su parte, Ditcher (1990) expresa que la gerencia no es una vía en un solo sentido; y consiste no sólo en dar órdenes y esperar que se cumplan, sino, se debe considerar a los colaboradores como socios y no como subordinados. Un gerente inteligente, comprende que la gente desarrolla su más alto potencial cuando está motivado por crecer y desarrollarse. Por ello, el éxito del gerente depende del respeto, tanto del que da, como el recibido.


¿Por qué es necesaria la formación en Gerencia Cultural?
1. La mayoría de los gerentes culturales en funciones, son artistas consagrados o con gran experiencia, pero sin o con escasa preparación gerencial.
2. Desconocimientos de los niveles jerárquicos.
3. Se observan limitaciones para la elaboración de planes, programas y proyectos.
4. Manejo deficiente de los canales comunicacionales.
5. Ausencia de una efectiva supervisión y evaluación.

¿Qué es un Proceso?
Es el conjunto de acciones para lograr un objetivo

¿Qué acciones o subprocesos podemos aplicar en la Gerencia Cultural?
Diferentes autores han tratado de distinguir elementos integrantes o subprocesos, a manera informativa, te presento cuatro de esos enfoques:

Tabla 01.- Subprocesos administrativos aplicados a la Gerencia Cultural


A continuación te ofrezco una breve explicación de los subprocesos según la posición de Gregg.

1. Toma de de decisiones.- Consiste en escoger entre dos o más alternativas.
2. Planificación.- Es el proceso de convertir ideas generales y la información recibida, en una estructura de actividades secuenciales que faciliten el logro de metas propuestas.
3. Organización.- Es el subproceso en el cual se dispone la utilización del talento humano. Se establecen los niveles jerárquicos y se asignan responsabilidades.
4. Comunicación.- Es un proceso fundamental ya que sin él no podría darse la coordinación entre los restantes subprocesos. Las formas de comunicación más frecuentes son: la verbal y la escrita.
5. Motivación.- A través de ella las personas se sienten a gusto, satisfechas y por lo tanto rinden en las tareas asignadas.
6. Coordinación.- Es la función integradora del proceso administrativo. Vela porque exista armonía entre los elementos de la organización, con lo cual se puede evitar la duplicidad de acciones y esfuerzos.
7. Evaluación.- Es un subproceso fundamental.Responde a las preguntas ¿Se lograron los objetivos y metas? La respuesta deberá llevar inmersa la valoración del producto o resultado, comparado con la aspiración formulada en los objetivos y metas.



LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS EN LA GERENCIA CULTURAL


Después de haber conocido los principales subprocesos utilizados en la administración general, vamos a proceder a aplicarlos a casos concretos relacionados con nuestra cotidianidad como gerentes culturales o aspirantes a serlo. A tal efecto, centraremos nuestros esfuerzos en el conocimiento y manejo de los principios necesarios para la elaboración de proyectos culturales adecuados a las necesidades, municipales y regionales.

Es necesario iniciar este estudio, abordando con más detalles que es la PLANIFICACIÓN, recordando lo ya expuesto, el proceso de planificación parte de una IDEA, producida por la necesidad de encontrar una solución a una situación o problema existente, es decir, es un resultado deseado reflejado en un producto o servicio que cumple con pautas de excelencia.

IDEA + INFORMACIÓN + PLANIFICACIÓN = LOGROS o RESULTADOS

Ese proceso mental (intangible), debe ser llevado a elementos objetivos, tangibles, medibles, observables y controlables que permitan la adecuada ejecución, evaluación y concreción.

Productos de la Planificación

El proceso de planificación podemos encontrarlo aplicado en diferentes niveles, que dependiendo del ámbito o jerarquía de las aspiraciones pueden ser del tipo:


Todas esas instancias comparten los mismos subprocesos, solo se diferencian en la magnitud de la situación, aspiración o problema tratado. Los recursos necesarios, los impactos y resultados serán proporcionales a la dimensión de la planeación.

Beneficios de la Planificación

El planificar, trae entre otros los siguientes beneficios:
• Facilita la comunicación
• Eficiencia en el uso de los recursos
• Permite comprender plenamente las actividades
• Permite obtener y dar respuestas prontas y oportunas
• Da pautas para el trabajo en equipo

Elaboración de Proyectos

¿Qué es un Proyecto?

El Proyecto es un plan, de una unidad de acción, para realizar una obra o trabajo especial a nivel micro, que exige la realización de un conjunto de actividades que se relacionan y deben ser ejecutadas de principio a fin, para el logro de objetivos en un tiempo definido y con recursos limitados.

¿Cuáles son los componentes de un proyecto?

Al ser el proyecto un tipo de plan (solo que a nivel micro), encontraremos en él los mismos subprocesos, o muchos de ellos, de los que comúnmente se utilizan en la elaboración de una planificación meso o macro. Claro está, como el proyecto busca la solución de una situación o problema puntual, este hecho hace que algunos componentes sean de uso obligado.
Cabe destacar, que no existe un único y exclusivo modelo y/o formato para la elaboración y presentación de proyectos, cada ente público o privado que se encarga de apoyar y financiar proyectos se encargará de solicitar la información mínima requerida para la aprobación de los mismos.
En rasgos generales un proyecto debe presentar:

1. Título del proyecto
2. Presentación del problema
3. Objetivos: general y/o específicos
4. Justificación
5. Fundamentación
6. Beneficiarios
7. Metodología: Actividades - Responsables
8. Presupuesto

Gráficos de Gantt.-

Es un esquema gráfico del proyecto. Es un recurso valioso que permite presentar condensada y claramente la información reunida durante el proceso de planificación.
El gráfico de Gantt registra:

• Nombre del Proyecto
• Nombre de quién lo elaboró.
• Nombre de los responsables
• Fecha de inicio y culminación
• Las actividades: ¿Cuántas son?, ¿Cuáles son?, Orden secuencial.
• Asignación de tiempo, duración de cada actividad.
• Puede incluir columnas para controles y responsables

¿Como se utiliza el Gráfico de Gantt?
El gráfico de Gantt está básicamente constituido por columnas, en las cuales se escribirá la información necesaria y pertinente con el proyecto, en la tabla 03 podemos apreciar un modelo de este instrumento de planificación. Observe:
 En la primera columna se escribirán todas las actividades a desarrollar
 La segunda columna será utilizada para el registro de las unidades de tiempo a emplear. (En meses, semanas y/o días según requerimientos).
 Una barra o línea para cada actividad que señala el tiempo de la misma.
 En el modelo anexo se agregan dos columnas adicionales, una para responsables y otra para observaciones.

En los anexos encontrarás algunos formatos de instrumentos que podrás utilizar para el registro de información en la gerencia por proyectos, son ellos:
• Modelo de gráfico de Gantt
• Modelo para informe de Avance
• Modelo para el control de Requerimientos


Ayudas para la comunicación

Como ya pudimos apreciar en el momento del estudio de los subprocesos administrativos aplicados a la gerencia cultural, la Comunicación se presenta como elemento indispensable para la difusión de la información relevante y pertinente intra o extra muros. . Esta debe ser precisa, evitar confusiones o múltiples interpretaciones, por lo cual debe ser expresada en términos claros.
Al mencionar los tipos de comunicación dijimos que podía ser de dos tipos: verbal o escrita. Será esta última la que trataremos en esta parte, por representar una importante herramienta en la ejecución de nuestros proyectos.
Las siguientes son algunos de los tipos de correspondencia mas usados en la gerencia cultural: invitaciones, solicitudes de recursos (varios), notas de prensa, agradecimiento y constancias.

En los anexos encontrarás algunos modelos de correspondencia para su consideración y adaptación a los requerimientos de cada proyecto o evento.